Le ministre de l'économie, des finances et de l'industrie et le ministre de la défense,
Vu le code des marchés publics, notamment ses articles 223 à 229 ;
Vu le décret-loi du 18 avril 1939 modifié fixant le régime des matériels de guerre, armes et munitions ;
Vu la loi du 23 février 1963 portant loi de finances pour 1963, et notamment son article 54 ;
Vu le décret no 68-165 du 20 février 1968 organisant la coordination des contrôles de prix de revient dans les entreprises titulaires des marchés de matériels de guerre ou assujetties aux obligations prévues par l'article 54 de la loi de finances pour 1963 ;
Vu l'arrêté du 7 mai 1991 portant création du groupe interministériel de coordination des enquêtes de coûts ;
Vu l'arrêté du 27 septembre 1993 fixant la liste des entreprises nationales et des sociétés d'économie mixte habilitées à exercer des contrôles de coûts de revient en application des dispositions de l'article 54-I de la loi de finances pour 1963 ;
Vu l'arrêté du 22 juin 1999 portant homologation du règlement no 99-03 du Comité de la réglementation comptable ;
Vu l'avis du groupe interministériel de coordination des enquêtes de coûts,
Arrêtent :
Art. 1er. - Le présent arrêté définit les conditions dans lesquelles sont appliqués les articles 54-I de la loi du 23 février 1963 susvisée et 223 à 229 du code des marchés publics, relatifs au contrôle des coûts et coûts de revient des prestations qui sont fournies par les sociétés intervenant dans le domaine aéronautique et spatial, dans les domaines des télécommunications et de la construction électronique ou, si le contrat le prévoit, dans un autre domaine, et qui font l'objet d'une commande du secteur public ou d'une aide financière publique.
Art. 2. - Les dispositions du présent arrêté s'appliquent aux entreprises qui passent des marchés avec l'Etat ou fournissent des prestations relatives à un programme ayant bénéficié, à quelque titre que ce soit, d'une aide financière publique ainsi qu'avec les entreprises nationales et les sociétés d'économie mixte habilitées par l'arrêté prévu par l'alinéa I de l'article 54 de la loi du 23 février 1963 susvisée, dans les cas suivants :
- pour l'analyse et le contrôle des coûts et coûts de revient des marchés du secteur public que l'administration ou l'organisme habilité décide de soumettre au contrôle de coût de revient, en application de dispositions légales et réglementaires, quel que soit le mode de rémunération des contrats ;
- pour l'analyse et le contrôle des coûts et coûts de revient des marchés du secteur public que l'administration ou l'organisme habilité décide de soumettre au contrôle de coût de revient en vertu d'une clause contractuelle ;
- pour la fixation du prix de règlement des marchés exécutés en régie ou rémunérés, même partiellement, sur la base des dépenses contrôlées selon les conditions prévues au marché ;
- pour la détermination du prix définitif des marchés passés à prix provisoires selon les conditions prévues au marché.
Tout marché ou commande passé dans ce cadre fait référence au présent arrêté.
Art. 3. - A compter de l'entrée en vigueur du présent arrêté, les protocoles comptables conclus entre, d'une part, les entreprises et, d'autre part, l'administration ou les organismes habilités visés à l'article 2 ne sont plus applicables.
Art. 4. - Les entreprises tiennent une comptabilité générale conforme aux principes posés par le plan comptable général et, le cas échéant, une comptabilité analytique. Dans tous les cas, elles doivent mettre en oeuvre toutes dispositions de nature à permettre la détermination du coût de revient des marchés.
Dans le cas d'utilisation d'éléments de coûts préétablis, le système adopté doit permettre d'analyser les écarts et de les réincorporer, s'ils sont jugés significatifs par un avis des commissaires aux comptes, en vue de déterminer les coûts de revient constatés.
Les entreprises doivent assurer la conservation des documents de base de la comptabilité analytique ou, à défaut, les éléments permettant de déterminer le coût de revient constaté pendant un délai égal à cinq années, non compris l'exercice en cours. Ce délai est ramené à trois ans, plus l'exercice en cours, pour les entreprises tenant des états de synthèse récapitulant les éléments de base de la comptabilité analytique émis depuis cinq ans.
Lorsqu'un ensemble informatique de traitement automatisé des données est utilisé pour la tenue totale ou partielle de leur comptabilité générale et, le cas échéant, analytique, les entreprises doivent organiser des procédures de traitement de façon à satisfaire aux dispositions du présent arrêté.
L'exercice du contrôle de l'administration sur la fiabilité des procédures mises en place comporte l'accès à l'ensemble de la documentation relative aux analyses, aux règles de programmation et à l'exécution des traitements.
Art. 5. - Pour l'application du présent arrêté, le contrôle des coûts et coûts de revient est effectué en fin d'exécution de chaque prestation ou groupe de prestations des marchés ou d'un programme visés à l'article 2, en utilisant directement le système comptable de l'entreprise ainsi que ses méthodes d'enregistrement des coûts et de suivi comptable des affaires, tel que celui-ci est pratiqué à l'intérieur de l'entreprise.
L'entreprise fournit à l'administration ou à l'organisme habilité visé à l'article 2 le descriptif, suffisamment détaillé pour répondre à l'objet dudit article 2, de son système comptable et de ses méthodes d'enregistrement des coûts et de suivi comptable des affaires mentionnées à l'alinéa précédent ; ce descriptif permet de distinguer les frais de production, les dépenses d'approvisionnement et les frais hors production, détaillés par catégorie, concourant à la détermination des coûts de revient des prestations faisant l'objet du marché. L'entreprise informe l'administration de toute modification ultérieure de ce descriptif.
L'entreprise atteste par écrit de l'exactitude du descriptif, de l'unicité du système comptable de l'entreprise et de ses méthodes d'enregistrement des coûts et de suivi comptable des affaires vis-à-vis de tous ses clients, de leur utilisation effective et de leur fiabilité.
Une contre-expertise sur le dispositif comptable et les méthodes d'enregistrement des coûts et de suivi comptable des affaires peut être effectuée à la demande et à la charge de l'administration ou de l'organisme habilité afin de vérifier l'exactitude et l'application effective du descriptif.
Le descriptif et l'attestation sont transmis sur demande à l'administration ou à l'organisme habilité ainsi qu'au fonctionnaire coordonnateur.
Art. 6. - Le descriptif doit indiquer notamment :
- les dispositions générales, règles, organisation et textes de référence du système comptable de l'entreprise, en particulier, le cas échéant, le guide comptable professionnel auquel il se réfère ;
- la structure de (ou des) l'unité(s) comptable(s) ;
- le mode de raccordement entre comptabilité générale et comptabilité analytique quand cette dernière existe ;
- le mode d'évaluation et les voies de cheminement des charges ;
- le reclassement des charges indirectes ;
- l'imputation aux comptes de coûts et états de coûts de revient ;
- le mode de répartition des frais hors production sur le coût de production des biens et services vendus ou à vendre.
L'entreprise doit attester que les méthodes d'enregistrement des coûts, le suivi comptable des affaires :
- séparent sans ambiguïté les frais de production et les frais hors production suivant des règles préétablies et constantes, en distinguant bien, au niveau des frais de production, les travaux propres de production et les tâches liées aux approvisionnements tels que prévus à l'article 5 ;
- permettent d'évaluer les stocks, les travaux en cours et les produits finis au niveau des frais de production ;
- assurent une répartition des frais communs, frais hors production exclus, suivant des clés raisonnables et constantes ;
- ne conduisent pas à imputer des charges anormales sur les frais de production de prestations exécutées pour l'administration ou l'organisme habilité par rapport à celles exécutées pour les autres clients ;
- sont bien mises en oeuvre par l'industriel pour l'enregistrement des coûts, le suivi comptable des affaires et le contrôle a posteriori.
Art. 7. - Les entreprises doivent tenir des états de coûts pour les unités fonctionnelles de production et des états de coûts de revient pour chaque prestation exécutée au titre des opérations, oeuvres et travaux de ces unités. Les états de coûts de revient doivent être organisés de telle manière que le coût de revient de ces prestations puisse être déterminé de façon précise par type de biens ou services fournis, par contrat ou par campagne de fabrication.
Pour tous les biens et services faisant l'objet de commandes du secteur public ou bénéficiant, à quelque titre que ce soit, d'une aide financière publique, les entreprises organisent au moins un état de coût de revient ou, dans des cas exceptionnels dûment justifiés et après accord préalable de l'administration ou de l'organisme habilité, utilisent un ou des état(s) déjà organisé(s) au titre d'une précédente commande :
- pour chaque contrat public ou privé et pour chaque ensemble principal qui constitue l'objet du contrat ;
- dans le silence du marché, pour chacun des postes du contrat, lorsque ce dernier en comporte plusieurs ;
- dans le cas où les fabrications, réparations, entretiens majeurs, applications de modifications ont un caractère répétitif dépassant le cadre d'un contrat, ces prestations sont considérées comme des séries homogènes. En conséquence, les entreprises organisent, d'une part, un état de coût de revient pour chaque tranche de ces séries, décomposé en ensembles et sous-ensembles, et, d'autre part, un état de coût de revient pour chaque contrat concerné par ces prestations. Ces derniers sont débités des coûts de revient issus des états de coûts de revient précédents ainsi que des frais spécifiques à chaque contrat.
La définition des ensembles principaux est fixée dans les clauses particulières des marchés concernés ; elle doit être conforme aux méthodes d'enregistrement des coûts et de suivi comptable des affaires de l'entreprise.
Pour les études, qu'il s'agisse de recherche ou de développement, chaque sujet d'études fait l'objet d'un état de coût de revient dont le libellé permet d'identifier l'objet précis.
Les états de coûts de revient doivent être servis selon une périodicité mensuelle sauf dispositions particulières.
Art. 8. - Toutes les entreprises sont tenues de fournir aux agents habilités du secteur public tous les renseignements techniques et comptables relatifs aux coûts de revient des biens et services.
Elles ont également l'obligation de permettre et de faciliter la vérification éventuelle, sur pièces ou sur place, de l'exactitude de ces renseignements.
Les documents justificatifs concernés peuvent être classés en deux catégories ;
- les documents généraux, donnant tous les renseignements nécessaires au calcul du coût des unités d'oeuvre et des taux de frais, constatés ou préétablis dans le cas de l'utilisation de cette méthode ;
- les documents particuliers présentant tous les éléments permettant la recherche de coûts de biens ou services déterminés.
Les entreprises sont tenues de communiquer aux agents habilités du secteur public les documents suivants :
a) Systématiquement, pour les renseignements généraux concernant les exercices ou périodes comptables visés par le contrôle :
- les bilans, comptes de résultat et annexes ;
- les charges de personnel détaillées suivant les catégories définies par l'entreprise ;
- les tableaux comptables ou leurs équivalents, assurant le raccordement avec la comptabilité générale et conduisant au calcul des coûts d'unités d'oeuvre et taux de frais : montant des charges par nature consommées (charges directes et charges indirectes), répartition des charges indirectes dans les divers centres d'analyse de chaque unité comptable ou activité d'exploitation, bases de répartition (effectifs, heures, nombre d'unités d'oeuvre, surfaces, etc.) ;
- le contenu détaillé des comptes de charges et produits du compte de résultat ;
- le contenu détaillé des comptes d'écarts sur coûts préétablis et des comptes de différences de traitement comptable, s'il y a lieu.
b) Sur demande pour les renseignements particuliers aux marchés visés par le contrôle :
Les documents de base existant, justifiant les divers éléments constitutifs du coût de revient enquêté (bons de travaux, bons de magasins, feuilles d'attachement, gammes de fabrication, nomenclatures chiffrées, ordres de fabrication, etc.) ou documents d'information équivalents.
Dans le cas d'entreprises intégrées comprenant plusieurs établissements (dispersés géographiquement ou non) possédant chacun une autonomie comptable, il doit être communiqué ou remis autant de documents que d'établissements, la totalisation comptable des éléments relatifs à chacun d'eux devant reconstituer l'ensemble de l'exploitation à l'échelon de l'entreprise après neutralisation des échanges internes.
Les documents concernant les renseignements généraux doivent être fournis dans le mois suivant l'assemblée générale qui les a entérinés et au plus tard six mois après la fin de l'exercice ou de la période comptable intéressés.
Les documents concernant les renseignements particuliers doivent être fournis dans les délais fixés par la demande. Ces délais sont réputés acceptés par l'industriel s'il ne fait pas de réserve par écrit dans un délai de vingt jours à compter de la réception de la demande.
Pour permettre le contrôle a posteriori, l'entreprise devra fournir, à la demande de l'administration ou des organismes habilités, dans un délai de deux mois après la fin de chacun des postes visés à l'article 7 du présent arrêté, les coûts et coûts de revient mentionnés à ce même article , les documents d'enregistrement des coûts établis par l'entreprise suivant la périodicité prévue par ce même article . Dans le cas de l'établissement des coûts suivant la méthode des coûts préétablis, les résultats de l'enquête ne deviennent définitifs qu'après la réincorporation des écarts réalisée suivant les dispositions du descriptif comptable.
Art. 9. - Le contrôle des procédures prévues au présent arrêté est effectué par le fonctionnaire coordonnateur institué par le décret du 20 février 1968 susvisé. Celui-ci établit à cet effet chaque année un constat de conformité des procédures de contrôle des prix et des coûts de revient pour l'exercice écoulé.
Art. 10. - Pour tenir compte de la situation particulière des petites et moyennes entreprises, telles que définies dans la recommandation de la Commission européenne du 3 avril 1996 concernant la définition des petites et moyennes entreprises, des dispositions simplifiées dérogeant à celles de cet arrêté pourront être introduites dans les marchés qu'elles passent avec le secteur public.
Art. 11. - Les arrêtés du 5 mars 1996 et du 2 mai 1996 approuvant les cahiers des clauses comptables applicables à la détermination des coûts de revient des prestations des sociétés intervenant dans le domaine aéronautique et spatial et dans les domaines des télécommunications et de la construction électronique sont abrogés.
Art. 12. - Le directeur des affaires juridiques, exerçant les fonctions de secrétaire général de la Commission centrale des marchés au ministère de l'économie, des finances et de l'industrie, le chef du contrôle général des armées et le délégué général pour l'armement au ministère de la défense sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait à Paris, le 20 décembre 2000.